Рад са уговорима је често веома сложена и обимна пословна процедура, посебно ако је пословање фирме засновано на пружању услуга по уговорима.

Зато је основна функција Модула осмишљена тако да у многоме олакша рад са уговорима.

Основни принципи рада са уговорима помоћу Модула

При раду са уговорима важе следећа правила и принципи:

• За сваки уговор корисник дефинише ком типу припада, избором из шифарника Типови уговора.
• Основни и јединствени идентификатори уговора су два податка: Број уговора (интерни број, тј. ознака у евиденцији коју задаје корисник) и Број документа (ознака која је уговору додељена програмски и корисник је не може мењати).
• Тек креирани уговор који још није сачуван у бази, има статус нови. Када се сачува, аутоматски добија статус – у припреми и програмски му се додељује Број документа.
• Да би нови уговор могао да се сачува у бази, неопходно је исправно унети све обавезне основне податке, као и дефинисати бар једну ставку, тј. услугу (или артикал).
• Када се уговор сачува Модул аутоматски генерише Ануитетни план, на основу података које је корисник унео при дефинисању уговора. Овај план садржи датирани списак свих периодичних рачуна које треба генерисати по уговору
• Уз сваки сачувани уговор се чува и текстуални документ за штампање и слање кориснику услуге, тзв. Текстуални приказ уговора. На захтев корисника Модул формира овај документ, и то на основу шаблона за одговарајући тип уговора.
• Све аутоматски генерисане текстуалне документе корисник може да мења и штампа.
• Да би по уговору могао да се креира предрачун или периодични рачун, неопходно је да се уговор прогласи важећим, тј. да му је статус важећи.
• Важеће уговоре није могуће обрисати.
• Корисник може, у случају потребе, да важећи уговор врати у припрему. Такође, може да му додели статус пасиван.
• Пасивни уговори су „закључани“ за измене, али се, по потреби, могу вратити у статус важећи.
• Уколико корисник прогласи да је важећи уговор истекао, или раскинут, не може се обрисати мењати, нити вратити у неки други статус.

Додавање новог уговора

За креирање новог уговора користи се команда Нови уговор у оквиру основног менија Модула. Након тога се отвара

форма за дефинисање новог уговора. Нови уговор се може сачувати тек када попуните основне податке и дефинишете бар једну ставку.

Основни подаци

Приликом формирања новог уговора треба задати све неопходне податке (обавезни су означени звездицом) у оквиру следећих поља:

• *Број уговора – Уноси се интерни број уговора

• *Број документа - редни број уговора који се додељује аутоматски

• *Датум потписивања – Бира се или уноси датум потписивања уговора.

• *Датум важења – Бира се или уноси датум од кога уговор важи и од кога почиње обрачунавање по уговору.

• *Датум завршетка – Бира се или уноси датум до кога важи уговор и након кога престаје обрачунавање.

• *Пословни партнер – Бира се клијент (прималац услуга) из МПП2 табеле .пословних партнера. Као помоћ за лакше проналажење, у оквиру падајућег менија постоји филтер који омогућава претраживање по једном или више услова. Тако, у пољима филтера можете задати: део шифре, део назива, почетак ПИБ-а, и/или почетак идентификационог броја.

Када изаберете пословног партнера, аутоматски се у форми једно испод другог приказују његова шифра и назив.

• *Ценовник – Ценовник на основу кога се формирају цене за ставке уговора.

• *Магацин – Бира се из магацин из кога се издају ставке уговора.

• Општи услови – Уноси се текстуални опис општих услова уговора. Приликом фактурисања по уговору, овај текст се приказује као општа напомена у финансијским документима.

• *Период обрачунавања – Бира се из листе предвиђених опција, а подразумева се месечно.

• *Рок плаћања рачуна – Уноси се број дана који ће се евентуално у фактурама приказивати као рок за плаћање.

• *Тип уговора – Бира се из шифарника за типове уговора.

• *Валута – Бира се из ваулта у којој ће се формирати рачуни.

• *Рабат - уписује се износ рабата.

• *Орг. јединица - бира се организациона јединица за коју ће се везати рачуни креирани из уговора.

Ставке уговора

Поред наведених основних података, неопходно је дефинисати једну или више ставки (услуге или артикли) које ће се фактурисати по уговору.

Ове ставке се додају у картици Уговор и анекси, у табели испод реда за уговор и реда пословног партнера. Табела у картици Уговор и анекси је организована у 3 нивоа детаља.

На првом, општем нивоу, садржи по један ред за уговор и за сваки додати анекс уговора, са колонама: датум од, датум до и напомена.

Ако се кликне на ознаку плус (дугме +) на почетку реда уговора, отвара се следећи ниво детаља и приказује се ред са називом клијента, тј. примаоца услуга.

И овај ред на почетку има дугме + које служи за отварање последњег нивоа, табеле са свим услугама или артиклима који се испоручују том клијенту.

У свакој ставци, тј. реду табеле са услугама, потребно је дефинисати следеће податке:

• артикал – бира се из МПП2 табеле артикала, помоћу колоне шифра. У овој колони можете да изаберете шифру артикла из падајућег менија. Као помоћ за лакше проналажење шифре, у оквиру падајућег менија постоји филтер који омогућава куцање дела шифре или дела назива артикла, чиме се избор аутоматски сужава. Када изаберете шифру артикла, у колону назив се аутоматски уписује назив изабраног артикла.
• количина – уноси се количина артикла који фактуришемо.
• из ценовника – означава да ли се цене артикла повлаче аутоматски из ценовника. Ако скинете ознаку, неопходно је да сами унесете цене. Ако поље остане означено, након чувања измена (помоћу дугмета Сачувај) Модул аутоматски повлачи цене изабраног артикла из ценовника који је изабран у основним подацима уговора.
• цена и цена пдв – нето износ (основица или цена без ПДВ-а) и укупна цена (са урачунатим ПДВ-ом). Ови износи се аутоматски обрачунавају након чувања измена (помоћу дугмета Сачувај), само ако је означено поље из ценовника. У супротном, потребно је да се ручно унесу.
• услови – текстуални опис услова испоруке или нека друга напомена уз ставку. При фактурисању, овај текст се приказује у финансијским документима, као напомена уз ставку.
• тип пореске стопе - бира се пореска стопа артикла по којој издајемо рачун.

 

Избор уговора

За рад са изабраним уговором користи се команда Отвори уговор у оквиру основног менија Модула. Након тога се отвара форма Избор уговора. У горњем делу форме је филтер за избор уговора. Испод филтера је листа изабраних уговора. На самом дну је дугме У реду.

 

На почетку уговори нису филтрирани и у листи су приказани сви. Задавањем појединих услова филтера листа уговора се аутоматски смањује, тако да садржи само уговоре који задовољавају све тренутно задате услове.

На располагању су следећи услови за филтрирање уговора:

• Датум потписивања – Може се унети период (од и до) за време ког је уговор потписан.
• Датум важења – Може се унети период (од и до) за време ког је уговор почео да важи.
• Датум завршетка – Може се унети период (од и до) за време ког је уговор престао да важи.
• Назив партнера – Бира се клијент, из МПП2 табеле пословних партнера помоћу падајућег менија са филтером.
• Ценовник – Из МПП2 табеле ценовника бира се ценовник који је везан за уговор.
• Број уговора – Може се унети почетак интерног броја.
• Број документа – Може се унети почетак програмског броја документа.
• Статус – Може се изабрати један од статуса у коме се уговори могу наћи: Нов, У припреми, Важећи, Раскинут, Истекао, Пасиван.
• Услови – Може се унети део текста који је уписан у опште услове уговора.
• Тип уговора – Бира се из шифарника Типови уговора.
• Орг. јединица - Бира се организациона јединица.

У листи испод филтера се увек приказују описи уговора који задовољавају све задате услове, или свих уговора ако филтрирање није ни рађено. Опис појединачног уговора заузима један ред листе и састављен је само од најважнијих података, као што су: број документа, датум потписивања, статус и назив пословног партнера.

Било да сте користили филтер, или не, уговор можете изабрати и отворити на један од два начина:

• дуплим кликом на изабрани уговор у листи, или
• селекцијом једног уговора у листи и кликом на дугме У реду.