Фактурисање је пословни процес креирања и праћења свих потребних финансијских докумената који се издају на основу уговора. Уколико је уговором дефинисано периодично, најчешће месечно издавање рачуна за неку услугу/артикал, подразумева се да прво треба издати предрачун са укупним износом за цео период важења уговора. Након тога је потребно редовно периодично издавање рачуна са износом који одговара једном периоду обрачунавања.

 

Ануитетни план

Све неопходне податке за фактурисање корисник Модула задаје уз сваки уговор још при његовом формирању. Најважнији су: период важења уговора, период обрачунавања и ставке које се фактуришу. На основу ових података, још кад је уговор у припреми, Модул аутоматски формира ануитетни план у коме су наведени сви периодични рачуни које треба издати на основу уговора. Овај списак потребних финансијских докумената се приказује за изабрани уговор у оквиру табеле у картици Ануитетни план.

За сваки предвиђени финансијски документ у табели се приказују следеће колоне:

• Ф10 – за приступ финансијском документу, ако је већ креиран;
• период – временски период на који се односи;
• датум рачуна – датум издавања или оквирни датум када га треба креирати;
• број рачуна – јединствена ознака под којом се води у Модулу за фактурисање, ако је већ креиран;
• вредност рачуна – укупан износ, ако је већ креиран;
• креиран – ознака да ли је већ креиран и постоји у бази Модула за фактурисање;
• напомена – текстуална напомена.

 

Након што креирате неки од финансијских докумената (предрачун или рачун) у табели ће његово поље креиран бити означено и моћи ћете да га прегледате кликом на ознаку Отвори на почетку реда. Тада се у новој картици отвара сам финансијски документ, исто као да сте га отворили из Модула за фактурисање.

Издавање финансијских докумената

Модул обезбеђује 2 начина за издавање финансијских докумената:

• Појединачно – само за један уговор, као део процеса Рад са отвореним уговором , предрачун и рачуни се издају помоћу дугмића Предрачун и Рачун;

• Групно – за више изабраних уговора одједном, као део процеса Групна обрада уговор, рачуни и предрачуни се издају помоћу команди Креирај рачуне на основу изабраних уговора и Креирај предрачуне на основу изабраних уговора.

Без обзира на који начин сте иницирали креирање финансијског документа, потребно је да прво у форми која се отвара задате стварни датум који ће бити приказан као датум издавања, а затим кликнете на дугме Креирај. После тога је потребно да још једном потврдите да желите издавање са задатим датумом. Датум који задајете овом приликом, такође посредно одређује и обрачунски период за који издајете финансијски документ. На пример, ако сте изабрали за рачун 19.05.2019, а у уговору је задато да се обрачунавање врши месечно, подразумева се да желите да издате рачун за месец мај.

 

Након ваше потврде Модул врши проверу да ли стварно треба креирати финансијски документ. Могући су различити случајеви:

• Уговор није важећи - Модул упозорава да се не може издати финансијски документ на основу уговора који није важећи.
• Задато је издавање рачуна, а предрачун није креиран – Модул упозорава о томе и тражи потврду да стварно желите да издате рачун ико не постоји предрачун.
• Задато је издавање предрачуна, иако је већ креиран – Модул упозорава да предрачун неће бити креиран јер већ постоји.
• Задато је издавање рачуна за период за који је већ издат рачун – Модул упозорава да рачун неће бити креиран јер већ постоји.
• Регуларан случај – Модул даје обавештење да је финансијски документ успешно креиран. При појединачном фактурисању кликом на само обавештење можете да одмах отворите финансијски документ.