Избором опције Предрачун отвара се форма за унос података предрачуна. Нови предрачун има статус у припреми.
У горњем делу форме налазе се командни дугмићи:
-
Копирај – помоћу овог дугмета могуће је направити копију предрачуна. Копија је у статусу у припреми под датумом копирања. Остали подаци су идентични као у оригиналном документу. Након притиска овог дугмета, отвара се форма за унос података о копији.
-
Избриши – за брисање документа, уз потврду корисника. Ако је документ успешно избрисан, форма се затвара. Ако су на основу предрачуна унете авансне уплате, корисник се о томе посебно обавештава: Предрачун по коме постоје авансне уплате не може се обрисати.
-
Сачувај – за памћење свих унетих промена. Ово дугме треба користити што чешће, а обавезно пре затварања форме. Након памћења свих промена, корисник се обавештава о евентуалним неправилностима и одступањима од Закона о ПДВ. Да би се предрачун могао сачувати, мора да постоји унета макар једна ставка.
-
Важећи – документ се проглашава важећим. Пошто предрачуни нису прописани законом, могу се мењати по потреби, иако су важећи.
-
Штампај – за штампање документа. Пре штампања аутоматски се чувају све промене и врши провера. Корисник се обавештава о евентуалним неправилностима и одступањима од Закона о ПДВ.
-
Десни клик на поље штампај - отварају се опције за слање рачуна на маил и електронско потписивање.
o Дигитални потпис - отвара се форма за избор електронског сертификата и потписвање документа преко сертификационог тела.
o Обриши дигитални потпис - избором ове опције брише се електронски потпис документа.
o Пошаљи на маил - избором ове опције рачун се аутоматски шаље пословном партнеру на маил ако је дефинисан у картици пословног партнера.
-
Нови – притиском на ово дугме отвара се листа у којој се налазе следећи командни дугмићи:
o Рачун – притиском на ово дугме отвара се форма за креирање новог рачуна.
o Аванс – притиском на ово дугме отвара се форма за креирање новог рачуна за аванс.
o Коначни рч. – притиском на ово дугме отвара се форма за креирање новог коначног рачуна.
o Испорука – притиском на ово дугме отвара се форма за креирање делимичне испоруке (детаљно објашњено у поглављу Делимична испорука).
-
Пов. Документи – ово дугме омогућава преглед и отварање излазних докумената који су повезани са отвореним. Међусобно повезани документи су они који су креирани на основу истог документа. Типичан пример је: сви авансни рачуни, обрачуни за делимичне испоруке и коначни рачун који су креирани по истом предрачуну. Други пример је: образац РЕФ4, издат страном држављанину уз изабрани рачун. Након притиска овог дугмета, ако не постоје документи повезани са отвореним, штампа се обавештење. У супротном отвара се нова форма Издати рачуни – Избор за селекцију више докумената. У овој форми ће бити приказан списак повезаних докумената. Рад у овој форми ће бити детаљније описан у посебном поглављу.
Поља која се попуњавају у форми су:
-
Шифра – аутоматски се попуњава, али је можете променити. Ово поље се појављује на рачуну уколико је у системском подешавању означено поље Документи имају шифру.
-
Број – поставља се аутоматски при креирању рачуна и не може се мењати.
-
Спољни број – овај податак се поставља аутоматски при креирању ако је документ креиран на основу неког другог документа. Овај податак можете променити.
-
Купац – шифра купца се може унети ручно или преко филтера за избор пословног партнера (
F9). Преко тастера
F10 отвара се картица пословног партнера. Уколико постоји комерцијални уговор за изабраног пословног партнера, програм ће питати да ли желите да примените тај комерцијални уговор. Ако одоговорите: "Yes", у рачун ће бити унети подаци из уговора. Ако је тип уговора:
-
општи рабат, у рачун се уписује проценат рабата за одговарајуће артикле,
-
рок плаћања, рок важења рачуна ће бити постављен на одговарајући датум,
-
каса сконто, у напомену рачуна се уписује рок плаћања за који важи рабат дефинисан уговором.
-
Датум издавања – означава датум када је рачун издат. При креирању новог рачуна аутоматски се ово поље поставља на тренутни датум и можете га променити.
-
Датум промета – дан од када почиње пореска обавеза. Најчешће означава датум испоруке добара или датум авансне уплате. При креирању новог рачуна аутоматски се ово поље поставља на тренутни датум и можете га променити.
-
Рок плаћања – датум до када купац треба да изврши уплату за испоручена добра или услуге. Овај датум се не штампа у рачуну, већ се користи само за вашу евиденцију. Ако је потребно да купца обавестите о очекиваном року, наведите га у оквиру поља напомена као услов плаћања. При креирању новог рачуна аутоматски се ово поље поставља на тренутни датум.
-
Магацин – бирате из листе магацина за ваше предузеће. Ово поље је веома битно ако рачун подразумева испоруку добара и њихову отпрему из неког магацина и ако предузеће води различите ценовнике за различите магацине.
-
Орг. јединица – бирате из листе организационих јединица за ваше предузеће.
-
Валута - ово поље се види ако је чекирана опција девизна клаузула. Бирате валуту из листе претходно унетих. Избором валуте аутоматски се попуњава поље Курс.
Поља која се попуњавају у табели Ставке су:
-
Р.б. – редни број. Попуњава се аутоматски након уноса артикла и не може се мењати.
-
Артикал – шифра артикла или услуге. Ако корисник на овом пољу притисне тастер F9, отвориће се филтер за избор из табеле унетих артикала и услуга, за изабрани магацин у заглављу рачуна.
-
Назив – назив изабраног артикла или услуге. Ако је ово поље аутоматски попуњено на основу шифре, корисник може променити текст, водећи рачуна да се он штампа у фактури за купца. Ако корисник на овом пољу притисне тастер F9, отвориће се филтер за избор из табеле унетих артикала и услуга, за магацин, изабран у заглављу рачуна.
-
Јм – јединица мере, поставља се аутоматски на основу изабраног артикла или услуге и може се променити.
-
Бар код - аутоматски се поставља бар код ако је дефинисан у картици артикла, може се ручно мењати.
-
Кол – количина продатих артикала или обим услуга. Ово поље се на почетку аутоматски поставља на вредност 1,000. Ако корисник промени ову вредност, аутоматски се прерачунавају износи у пољима основица, ПДВ и за уплату.
-
Јед. цена – продајна цена по јединици. Ако је овај износ аутоматски постављен из ценовника, корисник га може променити. Промена се може извршити ручно или избором
додатног ценовника преко филтера (
F9). Након измене цене аутоматски се израчунавају износи у пољима основица, ПДВ и за уплату.
-
Наб. цена – набавна цена по јединици. Аутоматски се попуњава након избора артикла или услуге. Корисник овај износ може променити. Овај податак има значај само у случају да се ПДВ обрачунава на разлику у цени. Тада, након измене овог податка, аутоматски се израчунавају износи у пољима основица, ПДВ и за уплату.
-
Опорезивање – начин опорезивања за ставку. Бира се из листе понуђених начина. Након измене овог податка, аутоматски се попуњава поље стопа и прерачунавају се износи у пољима основица, ПДВ и за уплату.
-
Стопа – пореска стопа. Ово поље се аутоматски попуњава на основу изабраног начина опорезивања и не може се независно променити.
-
Разлика у цени - користи се код посебних поступака опорезивања туристичких агенција, и када је ово дугме чекирано програм аутоматски израчунава разлику између продајне и набавне цене.
-
Са правом на одбитак – ознака да ли ослобођени промет има право на одбитак претходног пореза. Овај податак је битан само ако је у пољу опорезивање изабрано ослобођен 0%. У супротном, поље треба да буде неозначено.
-
Основица – износ основице за ПДВ. Овај износ се аутоматски израчунава након измене других поља у ставци (шифра, опорезивање, јед. цена, наб. цена, за уплату). Ако корисник промени овај износ, аутоматски се прерачунавају износи у пољима ПДВ и за уплату.
-
ПДВ – износ пореза. Ово поље се аутоматски попуњава на основу других поља ставке.
-
ПДВ евиденција - поставља се стопа ПДВ евиденције аутоматски при уносу износа рачуна и може се мењати.
-
Рабат – проценат рабата за ставку. Ако корисник промени аутоматски постављену вредност 0%, прерачунавају се поља основица, ПДВ и за уплату. Рабат се односи на смањење основице ПДВ. Смањење основице повлачи мањи износ ПДВ, а такође и мањи укупан износ за уплату.
Вредност овог поља приказује у процентима. Корисник уноси цео број - вредност у процентима. На пример, за рабат од 20% треба укуцати број 20. Могуће је унети исти рабат за више ставки коришћењем тастера F8. Притиском на F8 копира се вредност колоне рабат у следећи ред.
-
Износ рабата - попуњава се ако за рабат примењујемо одређени износ, аутоматски се попуњава и прерачунава ако је попуњено предходно поље.
-
За уплату – укупан износ за уплату, тј. укупна продајна цена ставке. Овај износ најчешће представља збир износа основице и ПДВ (осим у случају члана 35 и 36 Закона када се ПДВ обрачунава на разлику у цени). Након измене аутоматски израчунатог податка, прерачунавају се износи за продајну јединичну цену, основицу и ПДВ по прерачунатој стопи, узимајући у обзир задати рабат и количину.
-
Тежина артикла - уноси се тежина артикла. Ово поље се аутоматски попуњава ако је тежина унета у картици артикла.
-
Напомена – напомена уз ставку. У ово поље корисник може унети напомену у случају ослобођења од ПДВ или ако се ПДВ не обрачунава. Ако на овом пољу притиснете тастер F9, отвориће се филтер за избор законских одредби и стандардних напомена. Након избора неке од опција, она ће се уписати у напомену. У штампаној фактури за купца у доњем делу стране се приказује прво општа напомена за рачун, а затим редом све напомене уз ставке.
Испод табеле налази се секција Вредност документа у којој се приказује пореска обавеза за документ, разврстана у више података: износ на који се не обрачунава ПДВ, износ који је ослобођен од ПДВ, као и основице и ПДВ за обе стопе.
У доњем делу форме налазе се следеће картице:
o Напомена – ово је општа напомена за купца која се штампа у излазном документу. Ово поље се аутоматски попуњава формуларом, који можете попунити, изменити или обрисати. Притиском на дугме F9 омогућен је избор помоћу филтера, неке од законских одредби, или стандардних напомена које сте задали опцијом Финансијски документи > Опције. Држећи притиснуто дугме Ctrl и кликом левим дугметом миша могуће је означити више напомена истовремено. Изабрани текст ће се уписати на тренутној позицији курсора у поље напомена. Ово је нарочито важно за случајеве када је обавезно навођење законске одредбе по којој је промет ослобођен од ПДВ.
o Територија – бирате из листе у којој су на располагању опције: Република без Косова, АП Косово и Метохија, Црна Гора и иностранство.
o Напомена о курсу – текст који се аутоматски поставља након промене датума издавања, валуте или курса. Овај текст можете променити и по жељи искључити или укључити у текст напомене у штампаној фактури, пре саме штампе.
o Курс - курс изабране валуте на датум издавања документа. При креирању документа у ово поље је аутоматски уписан курс за вашу основну валуту. Након промене валуте, програм ће у поље Курс уписати вредност средњег курса за изабрану валуту по курсној листи која важи на дан издавања рачуна. Ако не постоји курсна листа на дан издавања предрачуна, користи се прва претходна. Ову вредност можете променити, а евентуална измена не утиче на курсну листу, већ се унети курс памти уз саму фактуру. Ако су артикли већ унети у предрачун, а након тога се промени валута, износи неће бити аутоматски прерачунати. У овом случају треба користити дугме Прерачунај.
o Дугме Прерачунај прерачунава вреност ставки према вредности курса изабране валуте.
-
Наплата - приказује се износ основице и ПДВ-а из ставки рачуна.
-
Аналитике – у овој картици налази се дугме Избор, које служи за избор одговарајуће аналитике.
-
Детаљни рабат - ова картица омогућава уношење више рабата на један артикал. Да би се унео детаљни рабат треба најпре означити одговарајући ред у табели ставке. Уносите назив и проценат рабата (цео број; ако је рабат 10% треба откуцати 10). Износ рабата се аутоматски израчунава. Битно је изабрати да ли рабати сабирају или множе (рабат на рабат).
-
Kaса сконто - у овој картици се уписује проценат попуста који се додељује, и рок до ког се одобрава попуст или рок важења попуста (у зависности који податак се унесе други се попуњава аутоматски)
- Књижење – у овој картици налазе се поља:
o Врста трошка – притиском на дугме ... отвара се форма у којој бирате шему за књижење рачуна.
o Конто – аутоматски се уписује број конта избором врсте трошка. Овај конто се може променити.
o Са ПДВ – ако је ово поље означено, у штампаном документу ће се приказати сви подаци везани за обрачунавање ПДВ-а, који су обавезни за већину обвезника. За предузећа која обрачунавају износ ПДВ али га не исказују у рачуну, нпр. туристичке агенције, ова опција треба да буде неозначена.
o Са ПИБ-ом купца – ово поље је увек означено, што по потреби можете променити.
o Без ставки – ако ово поље није означено, у штампаном документу ће бити излистане све ставке документа. У супротном, документ ће бити одштампан без ставки.
o Детаљно – даје могућност избора да ли ће ставке у штампаном рачуну бити детаљно приказане или ће садржати мање података.
o Са роком плаћања – одређује да ли ће у штампаном рачуну бити приказан рок плаћања.
o Писмо – даје могућност избора да ли ће штампани рачун бити приказaн у ћириличном или латиничном писму.
o Наслов – ово поље се аутоматски попуњава у зависности од типа документа, али га по потреби можете променити. Тип извештаја – бирате из листе понуђених типова.
- Eвиденција ПДВ - у овој картици се уносе податци који се приказују у евиденцији ПДВ-а у односу на пореску стопу (ако нису аутоматски попуњени
o Примени на ставке документа - Ово поље аутоматски попуњава ставке документа са изабраним евиденцијама ПДВ
o Постави ознаке из подешавања - Ово поље попуњава ставке евиденције ПДВ са дефинисаним ознакама из подешавања (ако нису аутоматски попуњени).
Додатни атрибути ПДВ евиденције - У овој картици се уносе подаци који се приказују у посебним евиденцијама (дефинисано правиником о облику, садржају вођења евиденције о ПДВ и о облику и садржини прегледа обрачуна ПДВ од Члана 15 до Члана 24). Пример је обвезник ПДВ-а коме је извршен промет секундарних сировина односно услуга непосредно повезаних са тим добрима, у Републици од лица које није евидентирано за обавезу плаћања ПДВ-а. Уноси се име и презиме, адреса и ПИБ/ЈМБГ секундарних сировина.
ЦРФ - преко ове картице се ради извоз документа у ЦРФ
o Извези за ЦРФ - отвара се форма за извоз документа у формату за централни регистар фактура.
o Избор експорта - бира се да ли се документ извози по броју илли шифри документа.
